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NJW 25/2020

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Kanzleimanagement in der Cloud Flexibel, sicher, teamfähig: Das sind die Vorteile cloudbasierten Arbeitens Die Cloud ist seit Jahren in vielen Branchen ein wichtiges Thema. Auch Anwälte und Kanzleien entdecken immer öfter die Vorzüge cloudbasierten Arbeitens. Doch bei der eigenen Kanzleimanagement-Software herrscht bei vielen Juristen Skepsis vor. Die Auslagerung von Mandanten-Daten scheint einfach zu heikel. Dabei erfüllt die Technik die geforderten Sicherheitsstandards für Kanzleien und Anwälte, ist ausgereift und zuverlässig. Die Cloud bietet viele Chancen für Anwälte. Sie können ihre Kanzleitätigkeit optimieren, effizienter gestalten und Mandanten agil betreuen.

Anzeigenschwerpunkt

Anzeigenschwerpunkt IT-Special Kanzleimanagement in der Cloud Flexibel, sicher, teamfähig: Das sind die Vorteile cloudbasierten Arbeitens Die Cloud ist seit Jahren in vielen Branchen ein wichtiges Thema. Auch Anwälte und Kanzleien entdecken immer öfter die Vorzüge cloudbasierten Arbeitens. Doch bei der eigenen Kanzleimanagement- Software herrscht bei vielen Juristen Skepsis vor. Die Auslagerung von Mandanten-Daten scheint einfach zu heikel. Dabei erfüllt die Technik die geforderten Sicherheitsstandards für Kanzleien und Anwälte, ist ausgereift und zuverlässig. Die Cloud bietet viele Chancen für Anwälte. Sie können ihre Kanzleitätigkeit optimieren, effizienter gestalten und Mandanten agil betreuen. Die Cloud – was ist das überhaupt? Masterstudiengang Medienrecht (LL.M.) Beinhaltet auch Fachanwaltsmodule für: Fachanwalt Urheber- und Medienrecht (Start Oktober) Fachanwalt Informationstechnologierecht (Start April) Erwerb der theoretischen Kenntnisse für den Fachanwalt in einem Semester möglich Nächster Start: Oktober 2020 Info: www.mainzer-medieninstitut.de Wörtlich übersetzt beschreibt das Wort Cloud ganz einfach eine Rechner- oder Datenwolke. Die Cloud bezeichnet eine Vielzahl vernetzter Server, auf deren Speicherplatz, Rechenleistung und Software Kanzleien zugreifen können. Die Vernetzung sorgt dafür, dass jeder Kunde aus der Ferne so schnell auf die Ressourcen zugreifen kann, als handele es sich um den eigenen Server. Die Cloud-Infrastruktur kommt dabei von Anbietern wie Google, IBM und Microsoft – von erfahrenen IT-Unternehmen also, die ein Höchstmaß an Zuverlässigkeit in der Datenverfügbarkeit und ein Maximum an Sicherheit gewährleisten können. Hierauf setzen Software-as-a-Service-Dienste (SaaS) auf, also via Internet bereitgestellte Anwendungen. Ein Beispiel für einen solchen Dienst ist etwa eine Kanzleimanagement-Lösung, die der Kunde – in diesem Fall Kanzleien und Anwälte – wie eine auf dem eigenen PC installierte Software nutzen kann. Diese wird auf Basis eines Abo- Modells erworben, lässt sich an die individuellen Bedürfnisse der Kanzlei anpassen und von jedem Ort aus mit einem internetfähigen Computer oder Tablet nutzen. Die Vorteile der Cloud Die Cloud-Vorteile für Anwälte liegen auf der Hand: Prozessführung, Mandatsarbeit und Vertragsverhandlungen sind häufig ein textintensives Geschäft. Hat man seine Dokumente in der Cloud, kann man von überall darauf zugreifen. Die Cloud ist das perfekte Tool für Teamwork, nicht nur innerhalb der Kanzlei, sondern auch mit dem Mandanten. Das gilt auch für große Teams und internationale Mandatsbeziehungen. Es ist egal, ob man sich als Anwalt in den Kanzleiräumlichkeiten, bei Gericht oder zu Hause aufhält. Genauso irrelevant ist der Aufenthaltsort der anderen Teammitglieder oder Mandanten. Wer Bearbeitetes in der Cloud ablegt, sorgt nicht nur für einen sicheren Austausch von Daten, sondern für Austausch in Echtzeit. NJW-Anzeigenschwerpunkt IT - Special Kluge Lösungen für Juristen Erscheintermin: 12.11.2020 Anzeigenschluss: 15.10.2020 Lassen Sie sich beraten! Christina Stauber Telefon: (089) 3 81 89-681 E-Mail:christina.stauber@beck.de NJW 47/20 Herstellung: Tel. (089) 3 81 89-609 anzeigen@beck.de Anzeigenschwerpunkt IT-Special

Anzeigenschwerpunkt IT-Special Besonders in Zeiten wie der Coronakrise kann die Cloud ihre Vorteile ausspielen: Auch vom Homeoffice aus ist man dank der Cloud in der Lage, den Überblick über alles zu behalten, was wichtig ist. Denn gerade angesichts der aktuellen Herausforderungen haben sich im rechtlichen Kontext neue Rahmenbedingungen und die Notwendigkeit zum Handeln für viele Man danten ergeben. Lästige Updates? Vergangenheit! Für die Software-Wartung ist die Kanzlei bei Cloud-Lösungen auch nicht mehr selbst verantwortlich. In der Cloud steht immer die aktuellste Version einer Software zur Verfügung. Updates werden automatisch gemacht und behindern nicht, wie früher, den Kanzleialltag. Das ist effizient in puncto Ressourcenaus lastung und Kanzlei-Infrastruktur und entlastet die IT-Verantwort lichen. Mutet sich eine Kanzlei zu, all ihre digitalisierten Daten auf eigenen Servern abzulegen, kann das schnell sehr teuer werden. Zudem ist es für eine Anwaltskanzlei kaum möglich, vergleichbare Sicherheitsstandards wie ein Cloud-Anbieter mit einem professionellen IT-Sicherheits-Team auf wirtschaftlich sinnvollem Weg zu schaffen. Kosten wie die Miete für die (Spezial-)Räume, in denen die Server stehen, Energiekosten, Wartungsarbeiten und Sicherheitsmaßnahmen plus das dafür nötige Personal sind hoch. Zudem ist eine Cloud-Lösung agiler, da sich automatisiert zusätzliche Ressourcen (auch temporär) hinzubuchen lassen, anstatt zusätzliche Hardware in den eigenen Server-Raum stellen zu müssen. Sicherheit und Serverstandort sind wichtige Faktoren Nicht nur für Anwälte, sondern auch für Cloud-Anbieter haben der Schutz der Mandantendaten und die verschlüsselte Datenablage oberste Priorität. Dennoch gibt es Unterschiede, was Sicherheitsstandards und Verschlüsselung angeht. Als besonders sicher gelten zweistufige, also hybride Verschlüsselungsverfahren. Diese kombinieren hohe Komplexität der Verschlüsselung mit dennoch schnellem Zugriff auf die Daten. Eine wichtige Rolle kommt bei einer Cloud-Lösung dem Serverstandort der Daten zu. Die physischen Server, auf denen die Cloud-Daten abgelegt werden, sollten unbedingt in Deutschland aufgestellt sein – eine Voraussetzung für viele Kanzleien, um Compliance-Anforderungen von Corporate-Mandanten zu erfüllen. Nicht für Verunsicherung sorgen muss dabei die Datenschutzgrundverordnung. Ein Vertrag zur DSGVO-konformen Aufbewahrung der Daten muss allerdings konkret mit dem Cloud- Besuchen Sie uns auf dem Virtuellen Deutschen Anwaltstag – 15. bis 19. Juni 2020 – www.rummel-ag.de/dat2020 WIR KÖNNEN AUCH SMART ‒ VOR ALLEM ABER EINFACH UND SCHNELL. Mit WinMACS, unserer Kanzlei-Software. Optimieren Sie Ihre täglichen Workflows. Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben, steigern Sie Ihre Effizienz und minimieren Sie Kosten. Erzielen Sie ganz einfach bessere und schnellere Ergebnisse. RUMMELAG Einfach. Schneller. Gemacht.